Version 3.3 • Vorlagen zur Verfahrensdokumentation & Serverless Edge EU

Die praxisnahe Zeiterfassungs- & Nachweisplattform für IT-Freelancer, Berater & Architekten

Unterstützung bei der Nachweisführung (orientiert an § 18 EStG), 22 IT-spezifische Reisekosten-Kategorien, moderne KI-Vision Belegverarbeitung und direkter Kanzlei-Sync (Lexware Office XL & DATEV EXTF 700).

GoBD-Verfahrensdokumentation
Lexware Office Live-Sync
DATEV EXTF Format 700
Cloudflare Serverless EU

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Sichern Sie sich Ihren individuellen Unternehmens-Zugang für Ihre Managed-Instanz:

https:// .open.actanex.app
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Funktionsumfang

Entwickelt für die anspruchsvolle IT-Praxis

ActaNex löst die spezifischen bürokratischen und steuerlichen Herausforderungen freiberuflicher Architekten, Consultants und Entwickler.

⏱️ Zeiterfassung & § 18 EStG Nachweise

Getrennte Erfassung von Ist- und Abrechnungszeit (Kulanz vs. Billable). Strukturierte Tätigkeitsnachweise auf 3 Detailstufen (Problem, Methode, Resultat) und Verknüpfung mit Architektur-Entscheidungen (ADR-Referenzen).

Orientiert an § 18 EStG ADR-Referenzen Ist vs. Billable

🚆 Reisekosten & 22 IT-Kategorien

Maßgeschneidert auf Freiberufler: Coworking Day-Pässe, Fachkonferenzen, Roaming, Vor-Ort-Hardware, Hotel (Logis/Frühstück getrennt), VMA-Pauschalen und ein Kfz-Vollkosten-Planer für echte km-Sätze vs. 0,30 € Mindestsatz.

SKR04 & SKR03 Kfz-Vollkosten VMA 14€ / 28€

🧠 KI-Vision & 70/30 Bewirtungssplitter

Multimodale Beleg-OCR via Google Gemini 3.7 Flash mit sofortigem Cloudflare LLaMA 3.2 Vision Fallback. Inklusive Smartphone QR-Upload in Echtzeit und automatischem Bewirtungssplitter (§ 4 Abs. 5 EStG).

Gemini 3.7 Pro/Flash QR-Mobilupload Prüfmodal

🔐 Zero-Trust OTP Kundenfreigabe

Mandanten bestätigen Leistungsnachweise ohne mühsame Passwort-Registrierung: Signierte Deeplinks fordern einen 6-stelligen E-Mail-Sicherheitscode an. Inklusive transparentem Beanstandungs- und Freigabe-Workflow.

Kein Passwort-Zwang E-Mail OTP Digital signiert

⚡ Lexware Office Live-Sync & Standalone

Zweiweg-Synchronisation mit Lexware Office XL: Kunden-Stammdaten, automatische Rechnungsentwürfe, Webhooks und Storno-Erkennung. Alternativ autarker Stand-Alone-Modus mit externen Nummern (SevDesk, Word).

Lexware Office XL Stand-Alone Modus Echtzeit-Webhooks

🔒 Protokolle & Monats-Merkle-Root

Kryptografische Prüfsummen (SHA-256) und Hashketten als technische Hilfestellung für Ihre Nachweisführung. 3-stufiger 2FA-Reset-Schutz gegen versehentlichen Datenverlust.

SHA-256 Prüfsummen Merkle Root Siegel 2FA Schutz
Transparente Tarife

Wählen Sie das perfekte Paket für Ihre IT-Selbstständigkeit

Vom 100% kostenfreien Open-Source Self-Hosting bis zur voll gemanagten High-Performance Cloud – ohne versteckte Kosten und monatlich kündbar.

Standard • 0 € Community
ActaNex Free
Community Version für Einsteiger & Self-Host
0,00 € / dauerhaft frei
Speicherlimit-Hinweis: Ablage erfolgt als SQL DB Blob / lokaler Speicher. Streng begrenzter Speicherplatz – ideal für geringes Belegaufkommen!
Keine Kreditkarte notwendig: Lokales SQLite / Self-Hosted Community Deployment.
  • Vollständige Kernfunktionen (Zeiterfassung & Kunden)
  • Manuelle Belegerfassung & Standard-Reports
  • Community Support via GitHub
  • Kein R2 Cloud Objektspeicher
  • Keine Managed Subdomain
Kostenlos starten (0 €)
BYOA
ActaNex Pro
Self Service (Bring Your Own Account)
2,50 € / Monat
BYOL Cloudflare Workers Free Limits: 100.000 Requests/Tag • 5 GB D1 SQL DB • Eigener Cloudflare Account.
  • Vollständige Automation & 1-Klick Web-Installer
  • R2 Cloud Beleg-Storage (im eigenen CF Account)
  • 1-Klick Updates via Web-Wizard
  • Eigene Wunschdomain oder Workers.dev Subdomain
  • DATEV EXTF Format 700 & Lexware XL Sync
BYOA Installer starten (2,50 €)
Demnächst verfügbar
ActaNex Pro
Vollständig verwaltetes Cloudflare-Hosting
5,00 € / Monat
Managed Workers Free Limits: 100.000 Requests/Tag • 5 GB D1 Datenbank • SSL inklusive.
  • Zero-Touch-Einrichtung: Sofort betriebsbereit
  • Eigene Subdomain (*.open.actanex.app)
  • Tägliche automatische Cloud-Backups
  • Änderungsprotokoll & Merkle-Root-Siegel
  • Persönlicher E-Mail-Support
Demnächst verfügbar
ActaNex Pro+
Managed High-Performance Enterprise Tier
8,50 € / Monat
Cloudflare Pro Plan Merkmale: Workers Free + erweiterte DDoS/WAF, globale Beschleunigung & Priorität.
  • Alle Funktionen aus Pro Managed enthalten
  • Priorisierter KI-Vision Durchsatz: Google Gemini 3.7 Pro Support
  • Erweiterte Enterprise DDoS & WAF Schutzschichten
  • Unbegrenzte Protokollhistorie & Snapshots
  • Dedizierter Priority-Support mit Notfall-Kanal
Transparenter Vergleich

Alle Funktionen im direkten Paketvergleich

Volle Übersicht über Hosting, Limits, Speichertechnologien und Enterprise-Leistungen.

Funktion / Leistungsmerkmal Free (Community) Pro (Self Service) Pro (Managed) (Bald verfügbar) Pro+ (Managed) (Bald verfügbar)
Tarif & Hosting
Monatlicher Preis 0,00 € 2,50 € 5,00 € (Bald verfügbar) 8,50 € (Bald verfügbar)
Betriebsmodell Self-Hosted / Lokal BYOL (Eigenes CF-Konto) Voll gemanagt durch ActaNex Voll gemanagt High-Performance
Wunsch-Subdomain ✕ Lokale URL Beliebig im eigenen Konto ✓ *.open.actanex.app ✓ *.open.actanex.app + Custom Domain
Beleg- & PDF-Speicher ⚠️ Begrenzter SQL DB Blob Cloudflare R2 (10 GB) Cloudflare R2 Managed (10 GB) Cloudflare R2 Managed (Erweitert)
Täglicher Durchsatz Lokal / unlimitiert 100.000 Requests / Tag 100.000 Requests / Tag 100k + Priorisierter Durchsatz
Kernfunktionen für IT-Freelancer
Zeiterfassung & § 18 EStG ✓ Vollständig ✓ Vollständig ✓ Vollständig ✓ Vollständig
22 Reisekostenkategorien & Kfz-Rechner ✓ Standard ✓ Inklusive ✓ Inklusive ✓ Inklusive
KI-Vision Belegerkennung (Gemini & LLaMA) Manuell / Eigener API-Key ✓ Gemini 3.7 Flash ✓ Gemini 3.7 Flash ✓ Gemini 3.7 Pro + Priorität
Smartphone QR-Upload (Echtzeit) ✕ Nicht verfügbar ✓ 15-Min-Session ✓ 15-Min-Session ✓ 15-Min-Session
Zero-Trust OTP Mandantenfreigabe ✕ Manuelle PDF ✓ E-Mail OTP ✓ E-Mail OTP ✓ E-Mail OTP
Lexware Office XL Live-Sync ✓ REST-Sync ✓ REST-Sync + Webhooks ✓ REST-Sync + Webhooks ✓ REST-Sync + Webhooks
DATEV EXTF Format 700 Kanzlei-Export ✓ Manuell ✓ 1-Klick Export ✓ 1-Klick Export ✓ 1-Klick Export
Sicherheit, Backups & Support
GoBD-Audit-Trail & Merkle-Root Standard-Log ✓ SHA-256 Integrität ✓ SHA-256 Integrität ✓ Unbegrenzte Revisionshistorie
Automatische Cloud-Backups Manuell Selbstkonfiguriert ✓ Tägliche Snapshots ✓ Echtzeit-Snapshots
Support & Betreuung GitHub Issues Web-Wizard & Docs ✓ E-Mail Support ✓ Dedizierter Priority-Support

Unterstützung bei GoBD-Dokumentation & Nachweisen

Freiberufliche IT-Dienstleistungen und Gutachten erfordern sorgfältige Nachweise. ActaNex bietet technische Funktionen, die Sie bei der ordnungsmäßigen Aufzeichnung unterstützen:

  • Muster-Verfahrensdokumentation: Dokumentationsvorlagen für Systemarchitektur und Nachweisabläufe zur individuellen Anpassung.
  • Kryptografische Prüfsummen: Buchungs- und Zeiteinträge werden mit SHA-256 Hashwerten und Merkle-Root-Monatsabschlüssen protokolliert.
  • Nachvollziehbarkeit: Fortlaufendes technisches Änderungsprotokoll zur lückenlosen Historienführung.

Kanzlei-Sync & DATEV EXTF Format 700

Übergeben Sie Ihre Zahlen vorbereitet an Ihren Steuerberater ohne zeitraubende manuelle Nachbereitung:

  • Kanzlei-Export: 116-Spalten Export angelehnt an das DATEV EXTF Format 700 (Kategorie 21) inklusive SKR03 / SKR04 Kontierung.
  • Lexware Office Live-Sync: Automatische Synchronisation von Ausgangsrechnungen, Kundenkontakten und Belegen.
  • Server-Standort EU: Hosting auf ISO 27001 zertifizierter Cloudflare Serverless Infrastruktur in der EU (Frankfurt / Amsterdam).
Häufige Fragen

Alles, was Sie über ActaNex wissen müssen

Klare Antworten zu Datenschutz, Tarifen, Hosting und Kündigung.

ActaNex stellt technische Werkzeuge bereit: Sämtliche Änderungen an Zeiteinträgen, Reisekosten und Belegen werden mit Zeitstempel und kryptografischer SHA-256 Prüfsumme protokolliert. Bei Monatsabschlüssen kann ein Merkle-Root-Hash gebildet werden, der die Unverändertheit des Datenbestands dokumentiert. ActaNex ist ein Software-Hilfsmittel und erbringt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die steuerliche Verantwortung liegt stets beim Anwender.
Die Managed-Instanzen laufen auf der Cloudflare Serverless Edge mit EU-Datenresidenz (primär Frankfurt am Main). Alle gespeicherten Belege im R2-Speicher und Transaktionsdaten in der D1-Datenbank unterliegen strikt der DSGVO. Sensible API-Keys werden mit AES-GCM verschlüsselt hinterlegt.
Alle kostenpflichtigen Pakete sind monatlich kündbar – ohne lange Mindestlaufzeiten oder versteckte Kündigungsfristen. Sie behalten stets die volle Datenhoheit: Vor einer Beendigung können Sie mit einem einzigen Klick einen vollständigen D1 SQLite SQL-Dump, alle Belege als ZIP-Archiv und den DATEV EXTF Buchungsstapel exportieren.
Ja. Ein Upgrade von der kostenlosen Community-Version zu Pro (Self Service) oder Pro (Managed) ist jederzeit nahtlos über den integrierten Datenmigrations-Assistenten möglich. Auch der Wechsel von Pro Self zu Managed erfolgt reibungslos ohne Datenverlust.
BYOL steht für "Bring Your Own License" bzw. Bring Your Own Account. Sie erstellen kostenfrei ein eigenes Cloudflare-Konto. Über unseren 1-Klick Web-Installer hinterlegen Sie ein API-Token. Der Worker deployt sich direkt in Ihre persönliche Infrastruktur. Da Cloudflare im Free-Tier 100.000 Requests pro Tag und 5 GB D1 Datenbank kostenfrei anbietet, zahlen Sie bei Cloudflare 0,00 € und bei uns nur die Lizenzgebühr von 2,50 € / Monat für die Automatisierung und Wartung.
In der Free-Community-Version werden Beleg-Dateien als Binärblobs direkt in der relationalen Datenbank bzw. im lokalen Dateispeicher abgelegt. Dadurch entfällt zwar die Notwendigkeit eines Cloud-Speicherdienstes, allerdings wächst die Datenbankgröße bei hochauflösenden Belegen rasch an. Für produktiven Einsatz mit hohem Belegaufkommen empfehlen wir daher die Nutzung von R2 Objektspeicher in den Pro-Tarifen.